编者按：

自学院贯彻落实三亚学院海南省示范yh533388银河建设实施方案以来，科研、教学、行政工作在“一个核心引领、七大工程支撑、四套机制保障”的总体思路指导下，经过系统布局，实现全面创优，系列发展成果突显院校鲜明特色，于其中更有一批“头雁教师”以独到情怀、清晰思路、切实举措在各自岗位打头阵、勇争先、走在前、做示范，yh533388银河现开设《头雁领航》公众号专题栏目，邀请他们分享深耕岗位一线的方法经验，以此凝聚“办好学院”“办好专业”的一股合力、一团人气。

在行政工作的细处实处下足“绣花”功夫

从音乐表演专业跨界到行政岗位，这半年里从无到有，我深刻体会到行政工作的核心在于“服务”与“规范”。作为yh533388银河办公室的行政秘书，我承担着用印管理、资产登记、会议保障、环境卫生等十余项具体事务。面对琐碎而庞杂的日常工作，我逐渐摸索出一套以服务为导向、以规范为抓手、以协作为支撑的工作方法。以下结合三亚学院行政制度与个人实践，分享几点思考。

一、以规范管理为基础，夯实行政服务根基

行政工作的价值体现在细节的严谨性。例如，在印章管理中，我严格执行“纸质申请+电子留痕”双轨制，教师需填写纸质《用印申请表》并签字确认，同时通过WPS共享表格在线登记用印事由、文件名称及时间，实现流程可追溯、责任可倒查。这一做法既符合学校“安全用印、规范用印”的要求，又避免了传统纸质台账查询不便的问题。此外，针对设备借还管理，我设计简易电子登记表，明确设备编号、借用人、归还状态等关键信息，每周核对一次，确保资产流向清晰。

二、巧用基础工具，实现低技术高成效

行政效率的提升不必依赖复杂系统，关键在于对现有资源的精细化利用。在会议记录工作中，我坚持“会前预判重点+会后精准归档”模式，例会前根据议题清单提前梳理记录框架，会后1小时内完成纪要整理，纸质版存档至专用档案盒，电子版按“年份+会议类型+序号”规则分类存储，确保保密性与可追溯性。针对办公设备报修，建立“现场响应分级制”，简单问题当场解决，复杂故障立即联系维修人员，全程跟踪至修复完成。例如2024年10月学院例会投影仪突发黑屏，从故障上报到彻底解决仅用时5分钟，保障了会议进程不受影响。

三、以协作共识破题，激发全员参与意识

行政效率的提升需要凝聚集体力量。在环境卫生管理中，我将办公室教师分为五组，制定“例会结束即清扫”的规则，每次学院例会后，轮值组负责整理公共区域、清倒垃圾、检查安全隐患，耗时不超过15分钟。这种“即时清理、全员轮值”的模式，既避免了专人值守的成本压力，又培养了教师的集体责任感。此外，在资产盘点中，我采用“日常抽检+年终共核”方式，每月随机抽查5%的资产标签完好度，年终盘点时邀请教师代表共同核对，既减轻个人工作负荷，又增强了管理透明度。

四、构建服务闭环，从被动响应到主动优化

规范化的本质是持续改进。在用印管理中，我发现部分教师因不熟悉流程反复填写修改登记表，以便整理《用印事由填写范例》，在用印登记表的上方并描红；针对设备借还超期现象，发信息温馨提醒，告知常见设备的最长借用期限。同时，每月末梳理行政服务中的“痛点清单”，例如会议记录归档延迟、安全隐患排查盲区等，通过简化归档标签分类、增设巡查重点区域提示贴等“微创新”逐步优化。这些改进虽是小举措，却能让师生感受到行政服务的温度与专业度。

五、以制度为纲，柔性管理提质增效

行政工作的规范性需与灵活性有机结合。三亚学院办公室工作强调“制度管人、流程管事”，我在实践中注重将刚性要求转化为可操作的动作。例如，学校规定“资产变动当日登记”，我将此细化为“三步法”，即借出时现场核对标签、归还时检查功能状态、登记时双人签字确认，确保制度落地不打折扣。而在处理紧急事务时，如临时会议设备调试，我会在严格执行流程的同时预留弹性空间，提前备好备用设备、制作摄像头快速操作指南，用周全准备弥补突发状况的时间损耗。

行政工作如同乐谱中的节拍器，既要精准稳定地维持节奏，又需根据演奏需求灵活调整。作为行政秘书，我始终以三亚学院“自立更生，合力更新，有容乃大，不懈则优”的校训为指引，在流程中注入严谨，在细节中体现温度，用扎实的日常积累支撑学院高效运转。未来，我将继续探索规范化与人性化的平衡点，让行政服务成为教学科研工作的坚实后盾。